Todos los que trabajamos en el sector de marketing, publicidad y eventos hemos tenido que hacer una presentación en algún momento. Pero una cosa es volcar rápido el contenido en un Power Point para presentar algo internamente. Y otra muy distinta es elaborar una presentación realmente atractiva, eficaz y potente para hacer llegar el mensaje que quieres transmitir a un público muy concreto y que ayude a potenciar tu marca. Por eso, hoy vamos a ver algunos tips sobre cómo hacer una presentación para un evento corporativo.
Tal es el reto de hacer una presentación realmente acertada, que algunas marcas (y lo sabemos por experiencia) recurren a una persona especializada en adaptar los contenidos al formato de una presentación y maquetarlos con muy poco margen de tiempo. Pero exceptuando estos casos, cuando podemos contar con la ayuda de un profesional, seremos nosotros los encargados de ayudarle al cliente a darle forma a la presentación.
Todo depende (como siempre)
Un disclaimer rápido y bastante habitual para nuestro blog. El formato, el diseño y el balance entre el contenido escrito y visual va a depender mucho del tipo de evento. Está claro que una reunión anual con los inversores dista mucho del lanzamiento de una edición limitada de zapatillas, y una convención nacional de una farmacéutica no tiene nada que ver con el teambuilding de un banco. ¿Puntos en común? Todos estos eventos probablemente requieran una o varias presentaciones. ¿Diferencias? Todo lo demás.
Objetivo, público y tiempos
Estos son los tres principales puntos que hay que tener en cuenta si te preguntas cómo hacer una presentación exitosa para un evento. O sea, para qué decimos lo que decimos, a quién nos dirigimos y de cuánto tiempo disponemos para hacer llegar este mensaje. Y en función de las respuestas nuestra presentación irá enfocándose hacia una mayor densidad de contenido textual o numérico, o hacia un mayor peso de elementos visuales y de diseño. La extensión, quizás, es el único aspecto que siempre responde al mismo criterio: cuanto más conciso eres, mejor. La atención del público, incluso del más entregado, tiende a dispersarse. Por tanto, procura concentrar lo más importante en la primera mitad de la presentación.
Formato
En esto del formato, aunque no lo parezca, también hay cierto margen para la creatividad. Existen varios formatos, que provienen del mundo de las start-ups, enfocados a presentar la idea a los potenciales inversores de forma que se entienda su gran potencial y sea realmente convincente, sin robar, por otro lado, demasiado tiempo a esta gente tan ocupada, que suele financiar este tipo de proyectos.
PechaKucha (del japonés ‘charla, cuchicheo’), Ignite, 20x20, Lightning Talks, Elevator Pitch… solo son algunos de los nombres para denominar estos formatos que, si bien presentan ligeras variaciones, en el fondo comparten la misma filosofía, presentar de forma rápida y eficaz ideas, a menudo, complejas.
Veamos como ejemplo el formato 20x20. Básicamente, son 20 slides con 20 segundos de presentación para cada una. Además, se recomienda que las slides sean lo más visuales posible con el mínimo de texto, y una imagen que transmita la idea de manera conceptual y directa. Y de allí, pasamos, quizás, a la regla más importante de hacer una presentación.
Equilibrio
En este caso nos referimos al equilibrio que tiene que haber entre lo que se plasma en la presentación y lo que se cuenta después a partir de este contenido plasmado. La presentación debe recoger los puntos más importantes y servir de apoyo para el discurso, pero nunca replicar el discurso en sí.
Enormes cajas de texto, gráficos ilegibles, grandes volúmenes de datos… Todo esto debe simplificarse al máximo o adquirir la más visual de las formas para ser digerible para el público. Si tuviéramos que inventarnos una fórmula, del 100% del contenido el 20% debería ir reflejado en la presentación, y el 80% debería desarrollarse en el discurso del ponente.
Herramientas
No te olvides de que los avances tecnológicos nos permiten diseñar sin ser diseñadores y mejorar considerablemente nuestra redacción. Existen numerosas herramientas, como Canva, Genially o Emaze. Son muy intuitivas, fáciles de usar y ofrecen una gran variedad de plantillas y opciones casi infinitas de personalización para que dejes volar tu imaginación y hagas algo realmente creativo.
Ensayo previo
Y por último, un consejo práctico. Siempre ensaya las presentaciones in situ, sobre todo si llevan incrustado algún contenido multimedia. Es importante no solo para testar el equipo audiovisual, sino también para controlar los tiempos y el espacio. Eso te ayudará a sentirte más suelto y natural el día del evento.
