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Los eventos institucionales requieren de una destreza excepcional en su organización. Se trata de un tipo de evento al que asisten desde representantes de diferentes instituciones públicas y privadas hasta celebridades. Es por eso por lo cual su organización debe ser meticulosa y muy bien definida en términos de protocolo, comunicación, timing, y minimización de imprevistos.
Factores para tener en cuenta en la organización de eventos institucionales
Por la particularidad de sus asistentes y el objetivo de su desarrollo los eventos institucionales deben tener en cuenta una serie de factores para de su correcta ejecución. Estos son algunos de ellos:
La fecha
La fecha de un evento institucional no es algo que deba elegirse de manera aleatoria. Es muy importante optar por una fecha estratégica, especialmente una que no coincida con la realización de otros actos institucionales, ya que estos podrían restar asistencia.
El protocolo
En los eventos institucionales es fundamental considerar la aplicación de un protocolo adecuado. Los protocolos rigen la vida institucional y oficial y evitan que se produzcan situaciones sensibles con los asistentes. Para que un evento institucional funcione, este debe ser organizado teniendo un mismo criterio de acción. Por eso, es indispensable el establecimiento de protocolos.
El protocolo siempre debe adaptarse a la institución en particular que convoca el evento, como así también al tipo de invitados. El equipo que trabaje en la organización de un evento institucional debe estar coordinado con el equipo de protocolo de dicha institución, cuyas actuaciones serán distintas de cualquier otra, para evitar malentendidos.
El timing
Continuando con lo dicho anteriormente, podemos decir que los eventos institucionales se caracterizan por su protocolaridad. Esto hace, a su vez, que el timing deba ajustarse a la perfección.
En este sentido, es indispensable definir los tiempos de cada actividad que se vaya a realizar, especialmente impidiendo los “tiempos muertos” que puedan aburrir a los asistentes e incentivar su retiro. Además, si las actividades duran más de lo esperado o se desarrollan de forma acelerada, se les puede estar generando estrés. Por eso, es muy importante, durante la planificación, cuidar que cada uno de los actos o actividades tenga la duración y el ritmo adecuados.
La logística
Uno de los puntos más importantes en todo evento es la logística. Especialmente en la organización de eventos institucionales, la logística debe ser muy bien controlada, sobre todo en lo relativo al traslado de invitados. Es importante prever la existencia de un equipo designado de coordinación que se pueda especializar en este tema para garantizar los transportes, la recepción de invitados en los distintos puntos de afluencia (aeropuertos, estaciones) o la bienvenida en los hoteles, entre otras cosas.
La creatividad
Ya hemos dicho anteriormente que los eventos institucionales se caracterizan por ser altamente protocolarios. Sin embargo, eso no quiere decir que no se dé lugar a la creatividad. Para mantener a los invitados en plena atención y para dejar un buen recuerdo en cada uno de ellos, es muy importante permitirse la originalidad y dar lugar experiencias que sean exclusivas, que no se hayan visto en otros eventos. El protocolo y la creatividad pueden ir perfectamente de la mano.
La planificación
Debido a las propias características de este tipo de eventos, la organización de eventos institucionales requiere, necesariamente, de una buena planificación. Por eso, es fundamental construir un programa del que todos los miembros de la organización estén al tanto. Allí, se podrán especificar las distintas fases y momentos del evento, indicando qué acciones se deben tomar en cada caso, qué aspectos se deben controlar, entre otras cosas. Además, se deben incluir allí los indicadores de calidad considerados por la empresa para el evento para llevar un buen control del cumplimiento.
La seguridad
Otro aspecto importante en la organización de eventos institucionales es la seguridad. Se trata de tomar acciones que procuren garantizar la seguridad de todas las personas que formen parte del evento, especialmente en los casos de personas de alto rango social o celebridades, que tienden a ser las más expuestas.
La calidad
Ya hemos mencionado anteriormente la calidad. Tanto durante la planificación como a lo largo del evento es importante que todos los equipos controlen que las diferentes instancias se desarrollan respondiendo a la calidad esperada.
El catering
El catering es un aspecto muy importante en todo evento institucional. A la hora de elegirlo, es muy importante tener en consideración las particularidades de los invitados.
Hay que tener en cuenta que los eventos institucionales son actos a los que suelen acudir personas de distintas partes del mundo. Por eso, algo que funciona y que puede generar una sensación de satisfacción en estos asistentes es haber tenido en cuenta su procedencia a la hora de elegir la propuesta gastronómica, pudiendo tener diferentes opciones adaptadas a la cultura de cada uno. Además, es fundamental contar con opciones aptas para las posibles intolerancias de los invitados.
La privacidad
Teniendo en cuenta las particularidades de los asistentes a los eventos institucionales, es muy importante asegurar su privacidad. La mejor forma de hacerlo es evitando emitir imágenes o informaciones tanto sobre el evento en sí mismo como sobre los asistentes si estas no son completamente consentidas por ellos.
Los detalles
Por último, son los detalles los que hacen la diferencia en la organización de eventos institucionales. Son los que permiten una buena primera impresión, siendo esta la clave del éxito de un evento. Desde la decoración del espacio hasta la diversidad en el catering; desde las bienvenidas en los hoteles hasta la adaptación a las distintas necesidades físicas de los asistentes, todos estos detalles serán bien recibidos por los invitados y ayudarán a promover un excelente recuerdo de la ocasión.
Tener estos aspectos en mente a la hora de organizar un evento institucional ayudará a que los resultados sean los esperados y a construir una mejor relación entre la empresa y sus interesados.
