Los eventos tienen una gran importancia estratégica para las empresas. En este sentido, la forma en que se organizan impacta directamente en la percepción de la imagen de éstas. A la hora de organizar un evento, existen diversas herramientas tecnológicas que ayudan a facilitar el trabajo de organización, haciendo más sencillas las gestiones de la empresa y de los invitados.
Las herramientas tecnológicas para organizar eventos poseen una gran transcendencia desde el punto de vista de la planificación y, también, desde el punto de vista de la gestión in situ de los eventos, alivianando el estrés y logrando un exhaustivo control de todo lo que sucede. A continuación, veremos algunas herramientas tecnológicas muy útiles de acuerdo con los objetivos de cada caso.
Herramientas para venta de entradas
Se trata de herramientas orientadas en particular a dar a conocer tu evento. Una de las más importantes es Eventbrite. Eventbrite es una plataforma de eventos internacionales y autoservicios que permite crear, buscar, compartir y participar de distintos eventos y actividades. Es una plataforma que incluye una App para organizadores, como así también control de accesos, sistema de acreditación, datos, informes, tecnología RDIF, entre otras cosas.
Herramientas para el registro
A la hora de buscar herramientas para la organización de eventos, un registro adecuado es clave para generar importantes ahorros en colas y procesos largos. Una herramienta por excelencia en este sentido es Meetmaps. Hablamos en este caso de un event management software para eventos tanto presenciales como híbridos y virtuales. El software funciona para todo tipo de eventos y sectores, desde congresos hasta ferias, conferencias, eventos B2B y webinars.
En el caso de los eventos presenciales, Meetmaps facilita la gestión en cada una de las etapas de estos. Para los eventos híbridos, permite además llegar a una audiencia mucho más amplia con diversas funcionalidades de interacción para generar engagement. Y, en los eventos virtuales, brinda distintas posibilidades digitales para reunir a asistentes de todas partes del mundo, generando una experiencia inmersiva.
Herramientas all-in-one
En este caso, estamos haciendo referencia particularmente a herramientas que te permitirán gestionar la totalidad de las fases de tus eventos. Desde secretaría técnica hasta la gestión de traslados, el funcionamiento de una virtual room o la interacción, entre otras cosas.
Digivents aparece, en este sentido, como una herramienta por excelencia. Se trata de una plataforma orientada a la gestión de eventos presenciales, híbridos y virtuales empleando las tecnologías más modernas para una organización fácil, práctica y segura de distintos tipos de eventos. Permite la gestión de secretaría técnica, App Nativa y Virtual Room en todas las fases del evento desde una única plataforma. Aumenta el engagement y el networking entre los asistentes, facilitando, además, estadísticas completas tanto antes como durante y luego del evento.
Herramientas para traducción simultánea
En eventos de carácter internacional, la traducción simultánea es clave de éxito. En este aspecto, Olyusei es una empresa especializada en servicios tecnológicos de interpretación simultánea, una apuesta a la tecnología aplicada a servicios de traducción. La herramienta fue ideada particularmente por intérpretes, convirtiéndose en un servicio integral que funciona como puente para acercar la interpretación simultánea profesional a las herramientas digitales disponibles en la actualidad. Es un sistema flexible y adaptable a diversos escenarios que continúa evolucionando para ampliar sus posibilidades.
Herramientas para votaciones interactivas presenciales
Lo que se busca en estos casos es alcanzar información en tiempo real de los asistentes y resultados instantáneos. Para ello, una herramienta por excelencia es Custom Vote. Se trata de un sistema de votación electrónica que permite tener información sobre un determinado grupo de personas que ha recibido preguntas y crear dinámicas de juego, en tiempo real.
Se emplea especialmente en congresos, en seminarios y otros entornos No solamente permite tener un feedback de los asistentes a un evento, sino también contar con gráficos claros y certeros de información para ser esta analizada y estudiada de manera mucho más veloz y eficaz. Su funcionamiento es sencillo, requiriendo solamente de la entrega de un mando a los asistentes, logrando así que el sistema interactivo se integre a la presentación en PowerPoint que se esté llevando a cabo.
Herramientas para la seguridad en eventos
Considerando el contexto de pandemia, contar con herramientas que permitan controlar aforos y aglomeraciones es fundamental para la organización de eventos seguros. En este sentido, Carttec es una herramienta que permite realizar una correcta gestión de datos en distintos tipos de eventos, pudiendo obtener información relevante sobre el comportamiento de asistentes. Es clave particularmente para la seguridad en espacios que son susceptibles a aglomeraciones, para poder así hacer un completo control de aforo y distancia social. Ello se realiza a través de cámaras de control de aforo que contabilizan la cantidad de personas que ingresan o salen de los recintos, a la vez que se controla la temperatura corporal a través de cámaras especializadas para ello.
Herramientas para organizar webs interactivos en vivo
Para esta función, existen herramientas pensadas especialmente para llevar un paso más allá las reuniones de trabajo, a través de la integración de web, audio y videoconferencia de manera sencilla. Una plataforma por excelencia para ello es BlueJeans, que busca hacer que las reuniones online sean rápidas y fáciles de usar, para que cada persona pueda ejercer su tarea de manera productiva desde el lugar en que se encuentre. Lo que busca, en definitiva, es generar las condiciones necesarias para cambiar la forma en que las personas se reúnen.
Herramientas para dinamizar eventos
Finalmente, hablamos en este caso de herramientas que buscan fomentar la participación en los espacios para eventos. Para ello, Visionteractive propone, a través de redes sociales y de contenido digital, viralizar los eventos o acciones físicas a través de photo booths o máquinas expendedoras. Lo que se busca es interactuar con los asistentes a un evento de una manera diferente y entretenida. Ofrece para ello diversas soluciones que buscan asegurar dicha participación contando el evento a través de los perfiles sociales.
Las herramientas para organización de eventos mencionadas con anterioridad representan soluciones tecnológicas que han transformado la forma de entender y organizar todo tipo de eventos. Se trata de plataformas innovadoras aplicables a eventos de distinta índole y para todos los sectores. Su aplicación generará eventos más seguros, efectivos y de mayor calidad.
