Nuestro sector ofrece una variedad muy amplia de eventos y una buena parte de ellos la constituyen los eventos corporativos. Y saber organizar eventos corporativos tiene muchas ventajas estratégicas. Como bien indica su nombre, se definiría como evento corporativo cualquier evento que organiza una empresa para sus fines internos o externos. Es decir, hablando sin rodeos, puede ser lo que sea. Por eso, hemos preparado nuestro top-3 de los tipos de eventos más solicitados por los clientes para compartir contigo nuestra experiencia y algunos tips.
“Hay que estar preparados para dar una respuesta creativa, rápida, eficaz y económicamente competitiva."
Team building para el departamento de RRHH, convención anual de comerciales, encuentro institucional con el público, activación en un afterhours, acción de street marketing o guerrilla… tenemos que estar preparados para organizar todo esto y mucho más. Y por ‘preparados’ se entiende la capacidad de dar una respuesta creativa, rápida, eficaz, y económicamente competitiva a cualquier petición de este tipo. Está claro que es imposible proponer soluciones genéricas para proyectos tan dispares. Lo que sí podemos hacer es intentar encontrar puntos en común que nos puedan facilitar el trabajo.
Foros y convenciones corporativas
El primero entre los tres tipos de eventos más solicitados por los clientes son las convenciones (evento interno) y foros (evento externo) con un número alto de asistentes. El toque creativo en este tipo de eventos se consigue a través de la elección del venue y los ponentes, la propuesta del show o actividad de ocio, o la oferta gastronómica si procede.
Además, lo que es fundamental en estos casos son los plazos y la logística. Y la regla general es “cuanto antes, mejor”. Dependiendo de la época del año y las características del evento, puede ser muy difícil encontrar un venue que cumpla todos los requisitos y además sea “apetecible, freso y diferente”. Por eso, es crucial asegurarse de la disponibilidad de los espacios y reservarlos con antelación. Porque un buen venue lo es todo. Los clientes a menudo están dispuestos a optar por una propuesta creativamente menos sólida, que al fin y al cabo se puede ajustar y mejorar, pero que incluye un venue que se alinea con las necesidades del evento, tanto prácticas como emocionales y estéticas.
La logística también es importante y va muy unida a la elección del espacio. Es esencial asegurarse de que el transporte y alojamiento de asistentes, así como el montaje y el desmontaje, son viables física y económicamente.
Charlas y webinars presenciales e híbridos
Se enmarcan dentro de las estrategias del llamado expertise building. Es decir, de la búsqueda de un posicionamiento como experto en un determinado campo a través de la divulgación del conocimiento en general o expertise en un área determinada. Y dentro de esta tipología, los eventos híbridos son más interesantes de analizar, ya que los presenciales comparten características con cualquier otro evento institucional, salvo quizás por el número de asistentes.
Para asegurar el éxito de un webinar híbrido hacen falta 3 cosas: un ponente potente e interesante, una plataforma de streaming adecuada y testada, y la posibilidad de feedback e interacción.
La figura del ponente es muy importante para retener la atención del público conectado. Y el criterio de búsqueda es muy sencillo: propón ponentes cuya intervención tú mismo/a has escuchado hasta el final, tanto por el contenido como por la forma de presentarlo. Si no, a los 5 minutos de comenzar tu webinar, te quedarás con tres espectadores online despistados y bostezando.
“Permite que los asistentes se sientan integrados en el proceso."
Y, cómo no, habilita las vías para el feedback y la interacción. La posibilidad de participar aumenta considerablemente el atractivo de un webinar. No nos engañemos, nos encanta preguntar, así que sea mediante un chat integrado, conexiones en directo (cuando sea posible), encuestas, etc., pero permite que los asistentes se sientan involucrados en el proceso.
Espacios y activaciones experienciales
Por último, cierran nuestro top-3 de los tipos de eventos más solicitados por los clientes las activaciones experienciales. Se trata de eventos que no tienen, literalmente, nada que ver con lo que hemos visto anteriormente. Aquí prima la creatividad, lo visual, la acción, en definitiva, la experiencia. Pero en este artículo no nos vamos a explayar sobre las maneras en las que una marca puede ser más creativa, sino que intentaremos resumir algunas claves a tener en cuenta a la hora de abordar proyectos de este tipo.
En primer lugar, lo más seguro es que la petición para este proyecto venga del departamento de marketing y publicidad, y no de eventos. O que al menos el departamento de marketing tenga un gran peso en la toma de decisiones. ¿Por qué? Porque las activaciones experienciales, aunque tienen forma de evento, en el fondo son acciones publicitarias. Por eso, a la hora de presentar el proyecto, asegúrate de que más allá de una presentación meramente ejecutiva, sea una propuesta muy coherente desde el punto de vista del discurso, valores de la marca, que el concepto creativo esté bien explicado y representado, que construya sobre lo que la marca ha estado haciendo hasta el momento y aporte valor a su situación actual.
Segundo. Si la ubicación ideal para llevar a cabo el evento es la vía pública, asegúrate de poder conseguir los permisos necesarios de las administraciones locales. Todos sabemos lo torpe y lenta que puede ser la burocracia, así que gestiona y tramita todo con mucha antelación. Es muy frustrante descubrir que aquello que has ideado y que tanto encanta al cliente, al final no puede hacerse porque falta una firma.
Y, por último, cuida y mima la ejecución al más mínimo detalle. Y si hay una partida del presupuesto donde no deberían escatimarse los recursos, es esta. La calidad de la experiencia final es la garantía de que en adelante el cliente vuelva (o no) a contar contigo para su próximo evento corporativo.
