Antes de empezar con los tips para diseñar las áreas comunes en ferias y congresos, definamos qué son las áreas comunes. Son aquellas zonas cuyo objetivo es dar servicio colectivo a los asistentes a una feria o congreso. Por ejemplo, las zonas de networking y reunión, zonas de descanso y lounge, gradas, los llamados ‘gardens’ o zonas exteriores, zonas de carga para móviles, o ‘charging points’, y zonas de exposición de prensa entre otras. Pueden estar divididas y delimitadas, aunque en ocasiones pueden estar mezcladas en un espacio común creando distintas combinaciones. De cualquier manera, es importante dedicar tiempo y recursos al diseño de estas áreas y darles, además, una buena solución creativa, ya que son una parte fundamental de la customer experience.
Y en este punto hay que hacer un pequeño, pero importante inciso. Cada feria y congreso es un mundo. Es muy difícil clasificar y catalogar todas las posibles casuísticas con las que nos podemos encontrar. Sin embargo, podemos destacar de entrada una cosa. Las áreas comunes o bien son de la propia feria o congreso y, por tanto, se diseñan en línea con la identidad gráfica del evento, o bien se esponsorizan y, como consecuencia, se personalizan con la identidad gráfica de cada espónsor.
“Es importante adaptar nuestras soluciones de diseño y creativas a cada evento."Además, el número de participantes puede fluctuar de edición en edición, en función de los presupuestos, objetivos y estrategias de las marcas expositoras. Esto afecta a la superficie que se reserva para las áreas comunes. Por eso, habría que adaptar y escalar nuestras soluciones de diseño y creativas a cada situación concreta.
Diseña en función del objetivo
Una vez más, puede parecer evidente, pero conviene tener presente la funcionalidad de un espacio para darle la mejor solución a nivel de diseño.
Por ejemplo, las áreas de networking son áreas muy funcionales. Pueden tener muchas configuraciones, pero tenemos que priorizar aquellos elementos que faciliten el trabajo a los asistentes. Una buena solución es utilizar mesas altas con taburetes o mesas largas con distintos puestos. Además, hay que ofrecer puntos de carga para los smartphones y portátiles. Los ‘charging points’, por cierto, se han vuelto tan cruciales que podemos decir a fecha de hoy: donde tengas un hueco, pon un puerto USB o un enchufe, porque seguro que tendrá demanda.
Áreas lounge, gradas y gardens, por el contrario, son zonas de relax, más confortables. Allí funcionan mejor mesas y sillones bajos. Además, ofreciendo una zona de prensa cerca, quioscos y foodtrucks, crearemos un ambiente más distendido y relajado.
Por cierto, estos mismos tips aplican no solo a ferias y congresos, ya que las áreas comunes son fundamentales en la organización de cualquier evento.
Recicla y reutiliza
Diseño modular y reutilizable desde el punto de vista constructivo en la perspectiva más larga gana por goleada a las soluciones creadas ad hoc. Por un lado, nos puede ahorrar tiempo y dinero, pero lo que es más interesante aún es que es infinitamente más sostenible. Y además, más que coartar nuestra creatividad, este mindset más sostenible nos va a motivar para explorar nuevos materiales e integrar elementos más naturales propios del paisajismo (frente al diseño hi tech que se va quedando en el pasado), como plantas, maderas y, por qué no, agua.
Fomenta la interconectividad
El boom de las RRSS y la constante exposición a todo tipo de información ha generado en nosotros, los Homo Conexus, la sensación ilusoria de estar al tanto de todo y presente en todo. La consecuencia de esta sensación es el FOMO (fear of missing out), o esta inquietud que sentimos de no perdernos nada de lo que está pasando alrededor.
“Colocar pantallas u otros elementos en estas áreas pueden fomentar la interconectividad."
Para satisfacer estas ganas de aprovechar al máximo la visita a una feria o congreso, es muy recomendable fomentar la interconectividad del espacio. ¿Cómo? Colocando en las áreas comunes pantallas y otros elementos que informen a los visitantes, sea mediante anuncios o con señal en directo, de lo que está pasando o está programado que pase en otras partes del recinto.
Aprovecha para recoger feedback
Hace tiempo ya que estamos acostumbrados a la comunicación bidireccional con las marcas que consumimos y las empresas con las que interactuamos. Por eso, el último pero no por ello menos imporatnte de los tips para diseñar las areas comunes en ferias y congresos es recoger la opinión de los asistentes. Es fundamental para implementar mejoras y ofrecer una experiencia más profesional y satisfactoria.
Aprovecha las áreas comunes más relajadas, como lounges y gardens, para realizar encuestas de satisfacción y recoger sugerencias de mejora, tanto proactivamente con la ayuda del personal, como mediante pantallas táctiles u otros dispositivos.
En definitiva, aunque cada feria y congreso tiene sus características particulares hay un elemento en común para todos ellos, la necesidad de ser creativos e innovadores a la hora de trabajar el diseño de estas áreas.
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