Cuando una marca busca destacar en un evento, el diseño de un stand es uno de los elementos más importantes para lograr ese objetivo. Sin embargo, detrás de un stand impactante hay un proceso complejo y bien organizado que implica la participación de varios departamentos, desde la recepción del brief inicial hasta el desmontaje del stand después del evento.
Recepción del brief
Conocer las necesidades del cliente
El primer paso para crear un stand efectivo es recibir un brief claro. Este documento es fundamental, ya que detalla los objetivos del evento, los productos o servicios que se quieren destacar y las expectativas del cliente en cuanto a diseño y funcionalidad.
La agencia se asegura de que todas estas necesidades queden bien reflejadas, pero también introduce su toque personal, como el enfoque en sostenibilidad. Un aspecto clave que los diseñadores deben tener en cuenta es el uso de materiales sostenibles, así como la posibilidad de reutilizar materiales ya existentes.
En la actualidad, el compromiso con la sostenibilidad es un valor esencial para muchas empresas. Por lo tanto, el diseño del stand debe priorizar el uso de materiales reciclables o de bajo impacto ambiental, para así contribuir a un evento más responsable.
En este punto, es crucial encontrar un equilibrio entre lo que el cliente quiere y lo que la agencia puede ofrecer, sin comprometer el enfoque creativo, sostenible o la esencia de la empresa.
Una vez que el cliente da el visto bueno al brief, este se pasa al equipo de diseño.
El diseño del stand
De la idea al render
El equipo de diseño 3D se encarga de transformar el brief en una propuesta visual que no solo sea atractiva, sino también funcional y efectiva en términos de flujo de visitantes. A través de renders en 3D, los diseñadores presentan una versión realista del stand para que el cliente pueda visualizar cómo quedará en el evento. Estos renders no solo tienen en cuenta la estética, sino también la optimización del espacio.
Para garantizarlo, los diseñadores siguen algunos requisitos y consejos en la construcción de stands para ferias, para asegurarse que el diseño cumple con los estándares y normativas, y todo lo diseñado se puede llevar a cabo sin problemas.
Presupuestación y aprobación del cliente
Una vez completado el render, el siguiente paso es la realización del presupuesto. Aquí se define el coste de cada detalle del stand, desde los materiales hasta la logística. Los presupuestos se realizan optimizando los costes y con el objetivo de lograr un equilibrio en el que cliente y agencia se encuentren cómodos. Una vez aprobado, el proyecto avanza a la siguiente fase: producción.
Producción: Preparación de gráficos y logística
Con el diseño aprobado, entra en juego el equipo de producción. El primer paso es gestionar los artes finales de todos los elementos gráficos que irán en el stand, como paneles, logotipos o cualquier otra imagen que necesite impresión. El equipo de producción prepara los templates necesarios para las impresiones y coordina con los proveedores para asegurarse de que todo esté listo para enviarlo al lugar del evento.
La producción también implica la creación de un despiece detallado del stand, que describe cómo se construirá y qué materiales se necesitan. Aquí es fundamental optimizar la logística, asegurando que se utilicen los mínimos recursos posibles en términos de transporte, maximizando la capacidad de los camiones para minimizar el impacto ambiental, un aspecto clave en la sostenibilidad.
El equipo de producción también se encarga de otros aspectos logísticos como organizar los vuelos, billetes y la coordinación del personal necesario para el montaje y desmontaje del stand en el evento.
Montaje del stand
Organización y ejecución
Cuando todo está listo para enviarse al lugar del evento, el equipo de montaje toma el control. La coordinación con la organización del evento es esencial, ya que, por ejemplo, se debe reservar un slot con antelación para acceder al recinto y comenzar la instalación del stand.
En este punto, el organizador de eventos juega un papel clave, asegurando que el montaje fluya de manera eficiente y que se cumplan los plazos establecidos. Más allá de la supervisión logística, el organizador se encarga de que todos los elementos del stand estén alineados con la experiencia global que se quiere ofrecer al cliente.
Este rol no se limita a coordinar el montaje; sino que el organizador de eventos tiene un papel en el diseño de experiencias. Los organizadores también son responsables de garantizar que cada aspecto del stand refuerce la percepción de la marca y genere una experiencia memorable para los asistentes.
Durante el montaje, el equipo sigue los planos de producción para ensamblar cada pieza del stand y asegurarse de que todo esté en su lugar antes de la apertura del evento. Esta fase requiere una supervisión constante para resolver cualquier inconveniente que pueda surgir y garantizar que el stand esté listo y operativo a tiempo.
Desmontaje y post-evaluación
Después del evento, el proceso continúa con el desmontaje del stand. El equipo se encarga de desmontar todas las estructuras, asegurando que los materiales puedan ser reutilizados en futuros eventos, en línea con los principios de sostenibilidad. Además, se recopila feedback sobre cómo funcionó el stand durante el evento, tanto desde la perspectiva del cliente como de los asistentes.
Este proceso de post-evaluación es clave para ajustar y mejorar futuros diseños, asegurando que cada stand sea mejor que el anterior y que cumpla con las expectativas del cliente.
Conclusión
El diseño y montaje de un stand para eventos tiene una fórmula clara para el éxito, y es: la comunicación y la coordinación entre todos los equipos desde el momento en que se recibe el brief hasta el desmontaje final. Cada fase del proceso, desde el diseño inicial hasta la producción y montaje, debe alinearse con las necesidades del cliente y las posibilidades técnicas, asegurando que se presente una propuesta realista y efectiva. La colaboración entre departamentos es crucial para que cada elemento del stand esté perfectamente coordinado. Finalmente, una revisión detallada al finalizar el evento permite evaluar qué materiales se pueden reutilizar y qué elementos se deben ajustar para futuros proyectos, así como qué posibles mejoras se pueden introducir para próximas ediciones. Este enfoque integral garantiza no solo la creación de un stand destacado en el evento, sino también una ejecución eficiente y alineada con los objetivos del cliente.
